Introducción

ACUAVALLE S.A. E.S.P. conformó orgánicamente el Grupo de Gestión Documental, teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 594 del 14 de julio del 2000, artículo 11, con el fin de  ejercer el control y la disposición durante el ciclo vital de los documentos, responsabilidad que recayó en el Departamento de Servicios Administrativos.

El objetivo es organizar la documentación de la entidad de acuerdo con la normatividad vigente, garantizando la Gestión Documental y la conservación en el tiempo de la misma, utilizando los medios tecnológicos necesarios para tal fin.

La Gestión Documental que incluye:

- Manuales del Programa de Gestión Documental (PGD)
- Tablas de Retención Documental (TRD)
- Listado de Series y Subseries Documentales
- Cuadro de Codificación Unidades Administrativas
- Actos Administrativos Internos.

Reseña

El Comité de Archivo de ACUAVALLE S.A. ESP se creó mediante la Resolución 654 de mayo 31 de 2006, con el fin de fijar las políticas, programas de trabajo y toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Posteriormente, el Consejo Departamental de Archivos del Valle del Cauca, aprobó la Tabla de Retención Documental (TRD), avalada por el Acuerdo 088 de febrero 04 de 2009.

Para cumplir con lo dispuesto en el Decreto 2578 de diciembre 13 de 2012 del Ministerio de Cultura, se modificó la Resolución 654 de 2006 en sus artículos 2 y 3, relacionados con la conformación o integrantes y las funciones del Comité Interno de Archivo, a través de la Resolución 121 de junio 07 de 2013.

En el año 2013 se contrataron los servicios de una profesional en bibliotecología y archivística para brindar asesoría técnica al Programa de Gestión Documental. Entre las actividades realizadas se produjo el ajuste, actualización de la Tabla de Retención Documental (TRD) y su presentación para aprobación al Comité Interno de Archivo y la elaboración del Programa de Gestión Documental.

Acorde con el mencionado proceso, el Comité Interno de Archivo en sesión de abril 10 de 2014 aprobó la actualización y ajuste realizado a la Tabla de Retención Documental (TRD) y el Programa de Gestión Documental (PGD).  La Gerencia mediante Resolución 197 de junio 25 de 2014 ordenó la obligatoria observancia y aplicación de la Tabla de Retención Documental (TRD) en la entidad.

En el marco de la estrategia Gobierno en línea, se publican los siguientes productos:

Actos administrativos de ACUAVALLE S.A. ESP los cuales adoptan la Gestión Documental en la entidad.

- Codificación de las dependencias en forma orgánico-funcional.


- Guía para la Organización de los Archivos de Gestión.
- Instructivo de Aplicación TRD. (agregar PDF Instructivo Procedimientos CAC.
- Listado de Series y Subseries documentales.
- Manual de Correspondencia.
- Manual de Elaboración de Documentos.
- Programa de Gestión Documental.
- Tablas de Retención Documental. Estas tablas se encuentran publicadas en la intranet de Acuavalle S.A. ESP.

Es el listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por la entidad,  en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. (Acuerdo 02 de 2004 Archivo General de la Nación.)

 

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